Fără o conştientizare a specificului software-ului în calitate de activ, deseori contabilii sînt puşi în dificultate atunci cînd este vorba despre evidenţa contabilă corectă a acestuia. Totuşi, mai e un moment important: atunci cînd organizaţia foloseşte software piratat, acesta nu poate fi contabilizat, deoarece compania nu dispune de licenţă, care ar prezenta un activ de valoare, chiar dacă asupra produsului există un bon de plată de la “piaţă” sau de la un comerciant neautorizat. Situaţia devine şi mai delicată dacă e să luăm în considerare neachitarea impozitelor corespunzătoare, cum ar fi în cazul achiziţionării unui software licenţiat.

În acest articol ne vom expune asupra modalităţilor legale de achiziţionare a software-ului Microsoft şi a documentelor necesare pentru contabilizarea corectă a acestuia.

Programele de calculator susţin activitatea companiilor, contribuind la sporirea rentabilităţii şi eficienţei acestora. Serverele păstrează informaţii importante atît pentru companii, cît şi pentru clienţii şi furnizorii acestora. Totuşi, unele companii preferă să folosească software fără licenţele cuvenite. Atunci cînd o companie nu a procurat un software licenţiat şi în felul acesta are posibilitatea de a-şi reduce cheltuielile operaţionale spre deosebire de o companie care a procedat în mod legal, procurînd licenţele corespunzătoare, o astfel de practică poate contribui la o concurenţă neloială, manifestată prin avantaje nefondate pentru anumite companii şi încălcarea flagrantă a principiilor fundamentale de desfăşurare liberă şi echitabilă a afacerilor.

Evident, acest lucru prezintă risc pentru companii, deoarece software-ul reprezintă un obiect al dreptului de autor, în această calitate fiind protejat de legislaţia în vigoare. Drept supliment la eventualele consecinţe cu caracter juridic, utilizarea software-ului nelicenţiat creează mai multe riscuri ce ţin de reputaţie şi funcţionare, capabile să producă un efect negativ major asupra organizaţiei şi activităţii sale cotidiene. Plus la aceasta, ţările cu un nivel înalt de folosire a software-ului piratat sînt supuse unui risc sporit de securitate. După cum atestă rezultatele recentului studiu, organizat de IDC şi întitulat „Universul periculos al software-ului contrafăcut şi piratat”, copiile programelor piratereşti descărcate de pe Internet, într-o proporţie de 78 la sută din cazuri sînt însoţite de mecanisme de urmărire / spyware (programe-spion), iar în 36% din cazuri – de viruşi troian şi alte software publicitar maliţios. Cît priveşte mai multe coduri sau viruşi maliţioşi depistaţi, patch-urile de securitate necesare pot fi descărcate doar prin modalităţi legale, iar în cazul cînd acestea sînt inactive, PC-urile rămîn a fi totalmente neprotejate.

Folosirea unui software este admisă doar în cazul acordului din partea deţinătorului de drepturi. Astfel de acorduri poartă denumirea de acorduri de licenţă. Actualmente, pentru produsele Microsoft există patru modalităţi de procurare a software-ului licenţiat.

Prima modalitate – procurarea calculatorului cu software preinstalat. Este vorba de aşa zisele versiuni OEM (Original Equipment Manufacturer – producătorul sistemului complex), care asigură posibilitatea de a începe imediat utilizarea calculatorului. Astfel, calculatorul deja poate avea preinstalat sistemul de operare sau pachetul de aplicaţii de birou sau specializate. De regulă, versiunea licenţiată a software-ului este însoţită de un Certificat de autenticitate a produsului sau de eticheta GML („Genuine Microsoft Label” – „Produs Microsoft Original”), de documentaţie de însoţire şi un purtător (disc) pentru restaurarea sistemului.

Cea de-a doua modalitate – procurarea „Full Packaged Product” - „Produsului în ambalaj complet” (FPP) sau a software-ului în versiune de cutie prin reţeaua de comerţ cu amănuntul. Cutiile includ Certificatul de autenticitate a produsului, acesta din urmă fiind aplicat direct pe cutie, ceea ce impune necesitatea de păstrare a ambalajului original.

Cea de-a treia modalitate – Programe de licenţiere corporativă, folosite de companii. În cazul respectiv, organizaţia ia legătura cu partenerul Microsoft în scopul identificării Programului de licenţiere corporativă optimal şi a încheierii acordului de licenţă corespunzător. Există o varietate de tipuri de acorduri. Totuşi, de regulă, în acordurile respective este identificată denumirea şi numărul de programe, precum şi numărul staţiilor de lucru (calculatoarelor) sau utilizatorilor, pe care le va include acordul.

Cea de-a patra modalitate este realizată în regim on-line, pe pagina electronică autorizată a producătorului de programe sau a partenerului autorizat al acestuia, cu utilizarea diferitor modalităţi de achitare. În cazul dat este important să vă asiguraţi că pagina electronică aparţine într-adevăr  vînzătorului autorizat de licenţe, şi nu este un site pentru comercializarea unor copii ieftine de software piratat. După efectuarea plăţii, cumpărătorul va primi un aviz electronic cu indicarea denumirii produsului, a numărului licenţelor procurate, cu indicarea link-ului necesar pentru descărcarea copiei de instalare şi a procedurii de activare a produsului. Copia avizului respectiv, cît şi documentul de confirmare a plăţii vor fi păstrate pentru a fi folosite în continuare în scopuri de evidenţă contabilă.

Evgheni Danilov,

Director Licenţiere, sediul Microsoft pentru Europa Centrală şi Europa de Est

(P)